Som styrelsesekreterare på Afrikagrupperna assisterar du styrelsen och generalsekreteraren i deras arbete. Du har ansvar för att koordinera utskick, planera och protokollföra styrelsemöten. Du är också ansvarig för att planera Afrikagruppernas årsmöte i enlighet med organisationens stadgar. Som styrelsesekreterare ansvarar du för styrelsens möten under året, deltar i verkställande utskottets möten via Teams, samt har administrativt ansvar för Afrikagruppernas årsmöte. Styrelsen sammanträder sju helger årligen och verkställande utskottet ca 2 vardagskvällar per månad.

Dina arbetsuppgifter innefattar

• Att protokollföra styrelsemöten, sammankomster för verkställande utskottet samt årsmötet
• Framtagning av mötesagenda i samråd med generalsekreterare och styrelseordförande
• Sammanställa och skicka ut underlag inför styrelsemöten
• Samordna signering av handlingar
• Dokumenthantering och arkivering
• Planera och genomföra årsmötet
• Praktiska förberedelser inför möten såsom inköp av mat och fika

Kvalifikationer och erfarenheter

• Erfarenhet av engagemang eller anställning i en medlemsorganisation
• Det är meriterande om du har erfarenhet av styrelsearbete i förening och/eller civilsamhällesorganisation
• Erfarenhet av ekonomisk administration och/eller budgetuppföljning
• Mycket god administrativ förmåga
• Talar och skriver obehindrat på svenska och engelska
• Erfarenhet av att arbeta med O365, framförallt  Sharepoint, Teams och officepaketet

För att trivas i rollen som Styrelsesekreterare är du en person som motiveras av arbetsuppgifter av samordnande och koordinerande karaktär. Du besitter förmågor som strukturerad, ansvarstagande och flexibel med god förmåga att självständigt prioritera och planera ditt arbete.

Villkor och praktisk information

Tjänsten omfattar 25 % av en heltidsanställning vilket motsvarar 8,75h/vecka. Då möten är förlagda till helger och kvällar kan tjänsten med fördel kombineras med annan sysselsättning, till exempel studier. Afrikagrupperna har kontor på Tegelviksvägen 40 i Stockholm men då tjänsten i huvudsak förläggs till kvällar och helger väljer du själv om du vill nyttja kontoret eller arbeta på distans. Styrelsen sammanträder i både fysiska och digitala möten, årsmötet 2025 kommer att äga rum fysiskt på vårt kontor i Solidaritetshuset i Stockholm. Resor kan förekomma i tjänsten. Afrikagrupperna är medlemmar i arbetsgivarorganisationen Fremia, och följer de gällande anställningsvillkor enligt kollektivavtal mellan Fremia och Unionen, ”Tjänstemän inom civilsamhället”. Vi tillämpar individuell lönesättning.

Tjänsten avser ett vikariat med start 3 februari till och med 30 september 2025.

Ansökan
Skicka ditt CV till amanda.johansson@afrikagrupperna.se senast den 10 januari 2025, i ämnesraden skriver du: STYRELSESEKRETERARE. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Om du har frågor om tjänsten och arbetsuppgifterna är du välkommen att kontakta Louise Lindfors, Generalsekreterare. Mejl: louise.lindfors@afrikagrupperna.se

Om du har frågor om rekryteringsprocessen, anställningsvillkor eller dylikt är du välkommen att kontakta Amanda Johansson, HR ansvarig. Mejl: amanda.johansson@afrikagrupperna.se